Rekisteri- ja tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

VK BODYWELL (3262847-6)
Savimäenkatu 9 A 5
53550 LAPPEENRANTA

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Virve Kuukka
vkbodywell@gmail.com
040 532 7216

3. Rekisterin nimi

VK BODYWELL asiakas- ja potilasrekisteri.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Potilastietojen kirjaaminen on lakisääteinen velvollisuus. Rekisterin ylläpitäminen perustuu potilaslakiin (785/92). Rekisteriin tallennetut tiedot on tarkoitettu potilasturvallisuudesta huolehtimiseen, yhteydenpitoa, ajanvarausta ja laskutusta varten. Tietoja, jotka eivät ole hoidon tai asiakassuhteen kannalta tarpeellisia, ei kerätä. Rekisterin tietoja ei käytetä suoramarkkinoinnissa tai mainonnassa.

5. Rekisterin tietosisältö

Etunimi, sukunimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. Asiakkaan hoidon kannalta välttämättömät terveystiedot ja hoitotiedot. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä ja luottamuksellisia.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan pääasiallisesti asiakkaalta itseltään alkuhaastattelussa, esitietolomakkeelta, hoidon ja tutkimisen aikana. Tietoja päivitetään hoitokertojen yhteydessä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Potilastietoja voidaan luovuttaa rekisteröidyn yksilöidyllä suostumuksella, kirjallisella pyynnöllä kopioina. Rekisteröidyn tulee todistaa henkilöllisyytensä kopioiden luovutuksen yhteydessä. Tietoja luovutetaan vain lain sallimissa rajoissa viranomaisille.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei säännönmukaisesti siirretä tai luovuteta EU/ETA alueen ulkopuolelle. Osa yrityksen käyttämistä ulkopuolisista palvelun- tai ohjelmistontarjoajista saattaa säilyttää tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Manuaalisesti paperille kerätyt asiakastiedot säilytetään lukitussa tilassa. Tietoihin on pääsy vain rekisterinpitäjällä.

10. Rekisteröidyn oikeudet

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa.
• Oikeus vaatia tiedon korjaamista: Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Rekisteröidyllä on oikeus siirtää toimittamansa tiedot rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista.
• Oikeus poistaa tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus poistaa tiedot tietyissä tilanteissa, oikeus tulla unohdetuksi. Tätä oikeutta ei ole jos tietojen käsittely edellyttää lakisääteisen velvoitteen noudattamista. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet.

Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Tietojen säilytysaika

Potilasrekisterin pitäminen on lakisääteinen velvollisuus. Rekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään 12 vuotta potilaan kuolemasta tai jos kuolemasta ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä. Sähköiset aineistot tulee säilyttää eheinä ja muuttumattomina vähintään 12 vuotta niiden syntymisestä. Säilytysajan umpeuduttua tiedot hävitetään asianmukaisesti.